Легкое и комфортное внедрение

Управление автопарком

Smart Fleet Management

Наше решение для управления автопарком.

Программа позволяет эффективно управлять деятельностью автопарка и решать такие глобальные задачи, как:
  • автоматизация, планирование и учёт работы транспортного отдела,
  • организация и контроль выполнения ремонтных работ,
  • полное страхование транспортных средств,
  • ведение учета затрат на ГСМ,
  • обработка данных от топливных компаний,
  • списание топлива по путевым листам,
  • анализ парка и подбор его лучшего состава для оптимизации расходов и бизнес- процессов компании,
  • контроль количества и состояния шин, запасных частей на складе,
  • планирование и распределение затрат по содержанию и обслуживанию автотранспорта, контроль за поддержанием автотранспорта в технически исправном состоянии,
  • получение операционной и управленческой отчетности в разрезе уникального ТС, отдела, кост-центра.

Модули программы
Система Smart Fleet состоит из базовых модулей. Каждый из модулей выполняет специализированную функцию. В зависимости от специфики и бизнес процессов компании состав модулей возможно изменить и доработать.
База
Поставщики
Возможности модуля включают:

справочник поставщиков услуг;
управление рассылками (различная информация) по электронной почте;
хранение скан-копий документов.

Сотрудники и водители
Решаемые задачи:

  • ведение единого информационного справочника о контрагентах и частных лицах;
  • иерархия отделов компании;
  • регистрация данных водителей и хранение скан-копий документов.

Парк Транспортных Средств
Решаемые задачи:

  • регистрация и учет всех договоров покупки транспортных средств;
  • регистрации/перерегистрации/снятия с учета с возможностью печати всех бланков;
  • учет перемещения транспортных средств по подразделениям компании;
  • ведение информационной базы по каждому транспортному средству (реквизиты, регистрационные данные, закрепление, регион использования, назначение, лимиты по топливу, пробеги, данные о страховке и т. д.).
Управление ремонтами
Заявки на обслуживание
Автоматизируем следующие процессы отдела сервиса:

  • прием заявок на обслуживание сервис-менеджером;
  • дефектовка и трассировка операций;
  • подбор исполнителей и поставщиков запасных частей;
  • мониторинг состояния заявок;
  • отчетность по загрузке персонала.
Входящие счета от СТО и внутренние наряд-заказы
В программе производится:

  • контроль работы с внешними/внутренними поставщиками услуг;
  • регистрация данных о приобретенных товарах и услугах в системе;
  • автоматизированное информирование об оплате счетов из бухгалтерии;
  • контроль сбора бухгалтерских документов.

Планирование ТО
В модуле производится:

  • учет текущего пробега для планирования ТО;
  • контроль прохождения ТО в срок (функция опевещения действий);
  • возможность использования данных с систем GPS мониторинга (можем сделать все - зависит от пожеланий клиента);
  • построение отчетности - текущая/прогнозируемая (например, по затратам автопарка прохождения ТО, это зависит только от клиента).

    Страхование
    Договора страхования ТС
    Функционал модуля:

    • формирование заявок на страхование;
    • учет договоров страхования ;
    • изменение условий договора;
    • досрочное прекращение договора;
    • контроль платежей со страховой компанией.
    Страховые случаи
    Функционал модуля:

    • учет данных по страховому случаю, его обстоятельствам и участникам;
    • учет выплат страховой компании;
    • учет страховых ремонтов;
    • анализ убыточности автопарка;
    • контроль состояния рассмотрения страхового случая в СК.
    Стахование грузов
    Функционал модуля:

    • учет данных по страховому случаю, его обстоятельствам и участникам;
    • учет выплат страховой компании;
    • контроль состояния рассмотрения страхового случая в СК.
    Штрафы по нарушению правил дорожного движения
    Функционал модуля:

    • учет данных по штрафам, его обстоятельствам;
    • контроль состояния штрафа и его оплата.
    Склад и запасные части
    Закупка запасных частей, контроль их наличия и выдачи

    Функционал модулей:

    • закупка запасных частей;
    • перемещение запасных частей по складам;
    • списание запасных частей;
    • выдача и учет запасных частей механикам для проведения ремонтных работ;
    • выдача и учет расходных материалов водителям;
    • контроль оплат запчастей поставщикам.
    Учет шин

    Модуль предназначен для решения задач учета автошин:

    • учет шин в привязке к авто;
    • учет местонахождения шин;
    • контроль состояния шин;
    • восстановление и ремонт шин.
    Топливо
    Учет данных по топливу
    • учет топливных карт в привязке к сотруднику;
    • закупка и контроль расхода топлива компании;
    • импорт данных о заправках в базу из отчетов топливных компаний;
    • учет линейных норм и коэффициентов по расходу топлива.
    Мобильные приложения
    Для ввода путевых листов водителями
    Система предназначена для самостоятельного ввода электронных путевых листов водителями компании. Она помогает разгрузить от ручного ввода работников транспортного отдела, автоматизировать обратную связь с водителями, сократить время на создание путевых листов, исключить случаи неправильного (непреднамеренного и преднамеренного) ввода данных.

    Система имеет следующий функционал:

    • авторизированный вход, сброс и самостоятельное восстановление пароля пользователем;
    • ввод данных путевого листа в электронную карточку (помесячно, с ежедневной детализацией пробега и цели поездки, заправок);
    • наличие в путевом листе данных об: общем пробеге, заправках, расходе, остатке в баке, коэффициентов надбавок на норму расхода, и т.д. (перечень зависит от пожеланий клиента);
    • контроль ввода данных – показ расчетных значений остатков топлива в баке;
    • возможность управления процессом прохождения по вехам бизнес-процесса ПЛ (сдан, проверен, отправка пользователю для устранения ошибок) с фиксацией в системе этих состояний и отправкой уведомлений соответствующим лицам;
    • контроль заполнения предыдущих путевых листов;
    • печать формы путевого листа пользователем за месяц или любой день;
    • возможность получения данных о маршрутах от провайдера GPS-мониторинга.
    Для механиков
    Модули предназначены для удаленной работы с механиками, находящимися на ремонтной базе:

    • постановка задач механикам;
    • контроль старта/окончания работ;
    • хранение скан-копий документов;
    • система сообщений между механиком и сервисным менеджером.
    Для работников склада
    Модули предназначены для удаленной работы с кладовщиками, находящимися на складе:

    • выдача запасных частей и материалов механикам и водителям;
    • контроль выдачи супервайзером;
    • хранение скан-копий документов.
    Системные модули
    Система безопасности
    • система позволяет определять права и роли пользователей;
    • роли соответствует должностям сотрудников;
    • для каждой роли определяется допустимый набор действий, которые может осуществить пользователь по отношении к объекту системы.
    Связь с бухгалтерской программой
    Программа выполняет следующие функции:

    • передача входящих счетов от поставщиков по всем направлениям деятельности (покупка авто, страховые, регистрационные и другие платежи);
    • получение данных об оплате;
    • выгрузка других необходимых данных.
    Система взаимодействия и оповещения
    Система предназначена для гибкой настройки алгоритма действий программы согласно бизнес-процесса компании. Она позволяет задавать последовательность и условия обработки документов, автоматически создавать задачи и отправлять запрограммированные сообщения сотрудникам компании.
    Отчеты
    Данный модуль предназначен для формирования отчетов, вывода статистических данных, печати документов, отправки документов по электронной почте, экспорта документов в наиболее распространенные форматы данных (pdf, doc и xls).
    Изменение отчетов не требует изменения программного обеспечения, а выполняется средствами программы.

    46/2, пр-т. Палладина
    03680 Киев, Украина
    тел.: +380 98 150 9994
    E-mail: soft@sfss.pro
    Главный офис
    Наши контакты
    Не стесняйтесь писать, звонить и навещать нас.
    Мы очень любим общаться с нашими клиентами.
    Филиал в Польше
    ул. Валбжиска, 11/85,
    02-739 Варшава,Польша
    тел.: +48 882 734 653
    E-mail: ib@sfss.pro
    Made on
    Tilda