Легкое и комфортное внедрение

Управление автопарком

Smart Fleet Management

Наше решение для управления автопарком.

Программа позволяет эффективно управлять деятельностью автопарка и решать такие глобальные задачи, как:
  • автоматизация, планирование и учёт работы транспортного отдела,
  • организация и контроль выполнения ремонтных работ,
  • полное страхование транспортных средств,
  • ведение учета затрат на ГСМ,
  • обработка данных от топливных компаний,
  • списание топлива по путевым листам,
  • анализ парка и подбор его лучшего состава для оптимизации расходов и бизнес- процессов компании,
  • контроль количества и состояния шин, запасных частей на складе,
  • планирование и распределение затрат по содержанию и обслуживанию автотранспорта, контроль за поддержанием автотранспорта в технически исправном состоянии,
  • получение операционной и управленческой отчетности в разрезе уникального ТС, отдела, кост-центра.

Модули программы
Система Smart Fleet состоит из базовых модулей. Каждый из модулей выполняет специализированную функцию. В зависимости от специфики и бизнес процессов компании состав модулей возможно изменить и доработать.
База
Поставщики

Возможности модуля включают:

  • справочник поставщиков услуг;
  • управление рассылками (различная информация) по электронной почте;
  • хранение скан-копий документов.

Сотрудники и водители
Решаемые задачи:

  • ведение единого информационного справочника о контрагентах и частных лицах;
  • иерархия отделов компании;
  • регистрация данных водителей и хранение скан-копий документов.

Парк Транспортных Средств
Решаемые задачи:

  • регистрация и учет всех договоров покупки транспортных средств;
  • регистрации/перерегистрации/снятия с учета с возможностью печати всех бланков;
  • учет перемещения транспортных средств по подразделениям компании;
  • ведение информационной базы по каждому транспортному средству (реквизиты, регистрационные данные, закрепление, регион использования, назначение, лимиты по топливу, пробеги, данные о страховке и т. д.).
Управление ремонтами
Заявки на обслуживание
Автоматизируем следующие процессы отдела сервиса:

  • прием заявок на обслуживание сервис-менеджером;
  • дефектовка и трассировка операций;
  • подбор исполнителей и поставщиков запасных частей;
  • мониторинг состояния заявок;
  • отчетность по загрузке персонала.
Входящие счета от СТО и внутренние наряд-заказы
В программе производится:

  • контроль работы с внешними/внутренними поставщиками услуг;
  • регистрация данных о приобретенных товарах и услугах в системе;
  • автоматизированное информирование об оплатах счетов из бухгалтерии;
  • контроль сбора бухгалтерских документов.

Планирование ТО
В модуле производится:

  • учет текущего пробега для планирование ТО;
  • контроль прохождение ТО в срок (функция опевещений действий);
  • возможность ипользования данных с систем GPS мониторинга (можем сделать все - зависит от пожеланий клиента);
  • Построение отчетности, текущая/прогнозируемая, например по затратам автопарка прохождения ТО (зависит только от клиента).

    Страхование
    Договора страхования ТС
    Функционал модуля:

    • формирование заявок на страхование;
    • учет договоров страхования ;
    • изменение условий договора;
    • досрочное прекращение договора;
    • контроль платежей со страховой компанией.
    Страховые случаи
    Функционал модуля:

    • учет данных по страховому случаю, его обстоятельствам и участникам;
    • учет выплат страховой компании;
    • учет страховых ремонтов;
    • анализ убыточности автопарка;
    • контроль состояния рассмотрения страхового случая в СК.
    Стахование грузов
    Функционал модуля:

    • учет данных по страховому случаю, его обстоятельствам и участникам;
    • учет выплат страховой компании;
    • контроль состояния рассмотрения страхового случая в СК.
    Штрафы по нарушению правил дорожного движения
    Функционал модуля:

    • учет данных по штрафам, его обстоятельствам;
    • контроль состояния штрафа и его оплата.
    Склад и запасные части
    Закупка запасных частей, контроль их наличия и выдачи

    Функционал модулей:

    • закупка запасных частей;
    • перемещение запасных частей по складам;
    • списание запасных частей;
    • выдача и учет запасных частей механикам для проведения ремонтных работ;
    • выдача и учет расходных материалов водителям;
    • контроль оплат запчастей поставщикам.
    Учет шин

    Модуль предназначен для решения задач учета автошин:

    • учет шин в привязке к авто;
    • учет местонахождения шин;
    • контроль состояния шин;
    • восстановление и ремонт шин.
    Мобильные приложения
    Для ввода путевых листов водителями
    Система предназначенадля самостоятельного ввода электронных путевых листов водителями компании. Она помогает разгрузить от ручного ввода работников транспортного отдела, автоматизировать обратную связь с водителями, сократить время на создание путевых листов, исключить случаи неправильного (непреднамеренного и преднамеренного) ввода данных.

    Система имеет следующий функционал:

    • авторизированный вход, сброс и самостоятельное восстановление пароля пользователем;
    • ввод данных путевого листа в электронную карточку (помесячно, с ежедневной детализацией пробега и цели поездки, заправок);
    • наличие в путевом листе данных об: общем пробеге, заправках, расходе, остатке в баке, коэффициентов надбавок на норму расхода, и т.д. (перечень зависит от пожеланий клиента);
    • контроль ввода данных – показ расчетных значений остатков топлива в баке;
    • возможность управления процессом прохождения по вехам бизнес-процесса ПЛ (сдан, проверен, отправка пользователю для устранения ошибок) с фиксацией в системе этих состояний и отправкой уведомлений соответствующим лицам;
    • контроль заполнения предыдущих путевых листов;
    • печать формы путевого листа пользователем за месяц или любой день;
    • возможность получения данных о маршрутах от провайдера GPS-мониторинга.
    Для механиков
    Модули предназначены для удаленной работы с механиками, находящимися на ремонтной базе:

    • постановка задач механикам;
    • контроль старта/окончания работ;
    • хранение скан-копий документов;
    • система сообщений между механиком и сервисным менеджером.
    Для работников склада
    Модули предназначены для удаленной работы с кладовщиками, находящимися на складе:

    • выдача запасных частей и материалов механикам и водителям;
    • контроль выдачи супервайзером;
    • хранение скан-копий документов.
    Системные модули
    Система безопасности
    • система позволяет определять права и роли пользователей;
    • роли соответствует должностям сотрудников;
    • для каждой роли определяется допустимый набор действий, которые может осуществить пользователь по отношении к объекту системы.
    Связь с бухгалтерской программой
    Программа выполняет следующие функции:

    • передача входящих счетов от поставщиков по всем направлениям деятельности (покупка авто, страховые, регистрационные и другие платежи);
    • получение данных об оплате;
    • выгрузка других необходимых данных.
    Система взаимодействия и оповещения
    Система предназначена для гибкой настройки алгоритма действий программы согласно бизнес-процесса компании. Она позволяет задавать последовательность и условия обработки документов, автоматически создавать задачи и отправлять запрограммированные сообщения сотрудникам компании.
    Сокращает временные затраты на процессе, и как результат, уменьшение финансовых затрат компании.
    Отчеты
    Данный модуль предназначен для формирования отчетов, вывода статистических данных, печати документов, отправки документов по электронной почте, экспорта документов в наиболее распространенные форматы данных (pdf, doc и xls).
    Изменение отчетов не требует изменения программного обеспечения, а выполняется средствами программы.

    46/2, пр-т. Палладина
    03680 Киев, Украина
    тел.: +380 98 150 9994
    E-mail: soft@sfss.pro
    Главный офис
    Наши контакты
    Не стесняйтесь писать, звонить и навещать нас.
    Мы очень любим общаться с нашими клиентами.
    Филиал в Польше
    ул. Валбжиска, 11/85,
    02-739 Варшава,Польша
    тел.: +48 882 734 653
    E-mail: ib@sfss.pro
    Made on
    Tilda